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体会篇 | 如何做好大型会务工作

体会篇 | 如何做好大型会务工作

规模较大、规格较高的会议

所涉及的组织服务工作较为繁杂

如何做好这类会务工作

值得深入总结和思考


文章来源:《秘书工作》杂志

原题目:《做好大型会务工作之我见》

微信号:秘书工作

ID:mishugongzuo

转载请注明文章来源


大型会务工作的主要特点

要求高

参加大型会议的人员多,出席的领导和嘉宾规格高,会议议题重要,影响大、作用大。

因此,各级领导对做好大型会务工作都非常重视,对会议的材料水平、服务水平等诸多方面都会有较高的要求。


内容多

一是环节多。

会务工作涉及到会前准备、会中服务和会后整理等不同阶段;

涉及到准备材料、会议通知、会场布置、新闻报道、交通安保、餐饮食宿等多个方面。

而每个阶段、每个方面的工作又包含众多环节,大到会议主报告的准备和重要参会人员的邀请,小到物品摆放位置和空调温度的设定,千头万绪,非常繁杂。

二是人员多。

一方面,参会人员众多,相应的会议通知、接待、纪律、协调等方面的工作量就比较大;

另一方面,参与会务的工作人员较多,搞材料的、发通知的、跑接待的、布置会场的、抓组织协调的,缺一不可。

有的大型会议还专设秘书组、会务组、宣传组和综合组。

三是变化多。

大型会务工作不一定完全按照主办者预定的方案来运行,有时会临时出现各种各样的变化。

例如:领导临时调整会议内容或时间,会议材料需要紧急修改,参会人员提出一些新的要求,会议设备出现故障等等。

这些都会相应增加会务工作任务量。


时间紧

经常搞会务的同志都知道,大型会务工作的时间要求总是很紧张。造成这种情况主要有三方面的原因:

一是大型会务本身工作量大,可能出现的变化多,因此在会务工作安排上很难做到从容不迫;

二是会务工作有其自身的规律性和时序要求,许多工作不能提前开展,必须在会议召开前不久和会议召开时进行;

三是会议中可能出现临时动议,预留的准备时间较短。




做好大型会务工作的基本原则

严谨细致,考虑周密

一是考虑问题力求细致。

要考虑到整体工作的方方面面,考虑到各项工作彼此间的关联与影响,要知道一项会务工作有哪些具体环节,每个环节怎样去做,一些细枝末节该怎样处理。

二是方案制订尽量细化。

不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案,还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案,包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。

三是会务实施注重细节。

会务工作中,一个通知发放不到位,一个座位安排不合理,一个话筒的声音不正常,等等,这些细节上的问题,都会影响到整个会议的效果。

实施会务工作绝不能有半点侥幸心理,一定要关注细节,认真对待细小的工作,杜绝隐患。


准备充分,谋划在前

会前准备是整个会务的重点,也是工作量最大的一个阶段。

任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。

所以,必须在会前做好各项准备工作,应当考虑在早,行动在早,落实在早,能早点做的绝不拖延,能多准备的绝不偷懒。

一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作,并反复检查,确保开会时不发生差错与故障。

二是对于一些必须在会中和会后完成的工作,可以提前准备,打好基础,做好方案。

比如:拟订会议通报、纪要的初稿,安排会后整理人员,帮助参会人员预订返程票等。

三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况,多想想可能会发生什么问题,可能出现什么紧急突发事项。

制订应对紧急突发情况的预案,对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。

明确分工,加强协同

一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上,做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确,防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。

二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点,安排任务尽量与其能力和经验相匹配,对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导。

有的会议需要多个单位参与会务,应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解,需要相互配合完成的任务,也要明确一个主要责任部门。

三是相互协调配合,注意拾遗补缺,增强工作合力。

参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合,互相通报工作进展。

同时,会务工作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度,可定期召开工作碰头会,各自通报工作进展和重要信息,减少工作的盲目性和差错,便于分析和查找问题。

勤勉高效,节约成本

会务工作人员要增强时间观念,对规定时间内完成的工作,只能按期或提前完成,决不允许拖沓迟延。

有时会务工作人员较少,需要一人身兼数职,同时抓好几项工作,这更要求会务人员勤奋工作、善于工作,做到多思考、多观察、多交流、多检查、快行动,确保优质高效地完成肩负的任务。

此外,无论是用会场、印材料还是定食宿、跑接待,各项会务工作都需要花费,特别是大型会务工作,总会有一笔不小的费用支出。

会务人员应当在保证会议效果和质量的前提下,用心做好会务预算工作,精打细算,勤俭节约,力争少花钱、多办事、办好事。




做好大型会务工作的几点策略

掌控好大局

所谓会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排。

把握住了大局,才能保证会议的效果,着手具体会务工作才能不偏离方向,才会有条不紊,减少重复劳动与差错。

首先,确定召开会议的必要性。

即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要,召开的时机是否恰当,是否有比较充实的内容安排和重要的工作部署等。

其次,科学确定好会议的基本框架。

例如:选择会议时间应多考虑出席领导和贵宾的因素,选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员规模、车辆停放以及食宿便利等因素,确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果。

再次,做好会议方案的征求意见和报批工作。

方案确定前应当充分征求各方意见,严格履行报批程序,尽量减少会议事项的中途变更和增减。

最后,通过对会议宏观上的把握来调控具体事项。

例如,有些会议想安排的内容很多,但为了确保整个会议活动的紧凑有序、不出差错,就需要压缩会议议程;

有些会议经费比较紧张,就需要相应简化议程、活动、场景布置等来减少支出。


把握好重点

一是落实参会人员。

该到的不到,人来的不齐,这个会议的效果自然可想而知。

会务人员必须认真做好会议通知工作,注意反馈统计具体参会人员名单和联系方式,需要时执行请假制度。

对于出席领导和贵宾的邀请工作要积极主动,必要时会议主办单位负责人应亲自出面,并落实专人跟踪。

二是保证会议材料的质量。

会议的材料主要有会议主报告、领导讲话、交流发言材料等,它是会议各项内容的具体载体,是会议顺利召开的基础。

会议材料质量不高,会议肯定不会成功。

准备会议材料是重点工作,需要会议主办单位领导亲自关心,直接把关,做到精益求精。

三是落实会务工作负责人和现场总调度。

确定总揽各项会务工作的负责人,一般是部门办公厅(室)主任,特别重要的会议可由主办单位领导直接上阵指挥协调。

此外,在会议现场也应明确一个总调度人员,所有会议现场事项统一向其汇报,由其决断和安排,避免遇到一些意外情况出现混乱。


运用好技巧

会务工作也有它的技巧,运用得好可以事半功倍。

会务人员平时应当仔细琢磨,用心研究,多学习一些会务知识,多总结一些经验教训,多尝试一些解决问题的新办法。

例如,为了保证会务准备工作万无一失,可以加强会前检查,做到全面检查、多次检查;

可以尝试模拟运行会议的主要议程,发现细节上的疏漏并及时予以弥补;

多听听各方意见,看看还有什么没考虑到的问题和隐患。

为了节约会议经费,可以把会议预算方案编制得更仔细,一一明确各项支出的内容和标准,如发生预算外支出必须先请示;

比价采购以及充分安排利用本单位车辆,或向友邻单位临时借用等方式,节省开支。

缺乏某类会议工作经验时,可参考原有会议方案,多向领导同事请教,多学习借鉴外单位的经验做法。


结合好规范与机变

做好会务工作既应规范操作,又需灵活应变。

一方面,会务工作本身有一套较为成熟的流程,各项会务工作必须有方案、有分工、有时间节点要求,应当规范执行,不能自作主张跳步骤、省程序。

例如:会标、主席台、桌椅等会场布置要符合规范,席卡、茶杯的摆放应横平竖齐;会议的议程安排和发言顺序要符合规矩;参会人员的就座位置有主次、前后等固定顺序的排列。

特别是像党代会和人代会这样重要的会议,不仅应处处讲求规范操作,会议的各项议程还必须符合法律规定和党章要求。

另一方面,讲求规范绝不是一成不变、刻板教条,有时也需要会务人员能够结合事情的重要和紧急程度,灵活变通地处理一些问题。

例如:有的参会人员会提出一些计划外的合理要求,应在不影响其他工作的前提下尽量予以满足,使其感受到主办单位给予的尊重与热情服务;

会议现场应当严肃纪律,但遇有特别紧急的事项需要参会人员处理时,可由会务人员通过递纸条等方式通知;

出席会议的领导临时有其他重要活动需要提前离场时,会务人员应及时告知会议主持人调整发言顺序。




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